No Organizador PLUS, você pode registrar várias pessoas dentro de uma mesma reserva utilizando a função de dependentes.
Esse recurso é ideal para famílias, casais, grupos de amigos ou qualquer situação em que uma pessoa seja responsável pela reserva de outros passageiros.
Dessa forma, você mantém todos os passageiros vinculados à mesma reserva e consegue controlar corretamente vagas, pacotes, pagamentos e saldo do grupo.
Neste tutorial, vamos mostrar todo o processo.
1. Entendendo como funciona uma reserva com dependentes
Ao cadastrar uma reserva, existe um passageiro principal, que será o responsável pela reserva.
Depois, você poderá adicionar outras pessoas como dependentes desse responsável.
Por exemplo:
Responsável pela reserva: Karol Brito
Dependentes:
- José Henrique Lopes
- Maria Benedita Lopes da Silva
Nesse caso, as três pessoas participam da excursão, mas ficam organizadas dentro de uma única reserva.
Isso facilita principalmente o controle quando uma única pessoa realiza os pagamentos de todo o grupo.
2. Localize a reserva do passageiro responsável
Primeiro, acesse a excursão desejada.
Na aba Passageiros, localize a pessoa que ficará responsável pela reserva.
Clique em Editar para abrir os dados desse passageiro.
Será aberta a ficha da reserva com as diferentes áreas de gerenciamento.
3. Acesse a opção de dependentes
Dentro da ficha do passageiro, localize a aba destinada às pessoas vinculadas àquela reserva.
Clique em Adicionar dependente.
O sistema abrirá uma nova janela para que você informe quem será incluído na reserva.
4. Procure primeiro se a pessoa já está cadastrada
Antes de criar um novo cadastro, utilize o campo de busca apresentado pelo sistema.
Digite o nome da pessoa que deseja adicionar.
Se ela já estiver cadastrada na sua base de clientes, você poderá selecioná-la e vinculá-la à reserva.
Isso evita criar cadastros duplicados para a mesma pessoa.
5. Cadastre uma nova pessoa, se necessário
Caso o dependente ainda não esteja cadastrado, você poderá criar o cadastro diretamente durante esse processo.
Clique na opção para cadastrar uma nova pessoa.
Será aberta a tela Novo passageiro.
6. Preencha os dados pessoais
Na primeira etapa, informe os dados solicitados do passageiro.
Os campos disponíveis podem variar de acordo com as configurações definidas anteriormente pela sua agência.
Preencha as informações necessárias e avance para a próxima etapa.
7. Preencha os dados da viagem
Depois dos dados pessoais, acesse a etapa Viagem.
Aqui você definirá como aquele dependente participará da excursão.
Selecione as informações apresentadas pelo sistema, como:
- Pacote
- Status da reserva
- demais informações da viagem, quando disponíveis.
Confira principalmente o pacote selecionado, pois ele influencia o valor correspondente àquele passageiro dentro da reserva.
8. Continue pelas demais etapas do cadastro
O cadastro do novo passageiro possui outras áreas que podem ser preenchidas conforme a necessidade da sua operação, como:
- Comercial
- Valores
- Observações
Preencha as informações necessárias para aquele passageiro.
Quando terminar, clique em Adicionar passageiro.
9. Confira os dependentes da reserva
Depois de adicionar os passageiros, retorne à ficha do responsável e acesse novamente a área dos dependentes.
O PLUS apresentará as pessoas vinculadas àquela reserva.
Você poderá visualizar os dependentes cadastrados e confirmar que todos estão associados ao passageiro responsável.
10. Como funciona o pagamento de uma reserva com dependentes
Este é um dos pontos mais importantes desse recurso.
Quando existem dependentes vinculados a uma reserva, o PLUS considera o grupo no controle financeiro da reserva.
Na aba Pagamentos, você poderá visualizar um resumo com informações como:
- quantidade de pessoas;
- valor por pessoa;
- valor total da reserva;
- valor já pago;
- saldo restante.
Isso permite que o responsável faça os pagamentos referentes ao grupo dentro da mesma reserva.
Exemplo
Imagine uma reserva com:
- 1 responsável;
- 2 dependentes.
Nesse caso, existem 3 passageiros dentro da mesma reserva.
Se cada passageiro tiver um determinado valor de pacote, o PLUS considera os valores correspondentes para apresentar o total daquela reserva.
Assim, você não precisa controlar manualmente o pagamento de cada integrante quando o responsável está pagando pelo grupo.
11. Registrando um pagamento do grupo
Para registrar um pagamento:
- Abra a ficha do passageiro responsável.
- Acesse Pagamentos.
- Confira o resumo financeiro apresentado.
- Clique na opção para registrar o pagamento.
- Informe o valor recebido.
- Selecione a forma de pagamento.
- Informe os demais dados solicitados.
- Salve o pagamento.
O valor será registrado no controle financeiro daquela reserva.
O sistema atualizará o total pago e o saldo restante.
12. Removendo um dependente da reserva
Caso uma pessoa não deva mais fazer parte daquele grupo, volte à área dos dependentes.
Localize o passageiro desejado e utilize a opção disponível para removê-lo da reserva.
Antes de fazer isso, confira se existem pagamentos, informações ou outras movimentações relacionadas àquele passageiro.
Importante: dependente continua sendo um passageiro
Adicionar alguém como dependente não significa que essa pessoa deixa de ser contabilizada como passageiro da excursão.
Cada integrante continua possuindo seu próprio cadastro e suas informações de viagem.
O vínculo de dependência serve para indicar que essas pessoas fazem parte da mesma reserva e que existe um responsável pelo grupo.
Isso permite que o PLUS mantenha corretamente os controles da excursão sem obrigar você a administrar cada integrante como uma reserva completamente separada.
Quando utilizar dependentes?
Esse recurso é especialmente útil para reservas como:
- famílias;
- casais;
- pais e filhos;
- grupos de amigos;
- pequenos grupos que realizam uma única reserva;
- situações em que uma pessoa fica responsável pelo pagamento dos demais passageiros.
Pronto!
Agora você já sabe como registrar dependentes ou grupos de pessoas em uma única reserva no Organizador PLUS.
Utilizando esse recurso, cada pessoa continua cadastrada individualmente como passageiro, mas todos podem ficar organizados dentro da mesma reserva, facilitando o controle de passageiros, valores e pagamentos do grupo.