Quando uma excursão possui hotel ou outro tipo de hospedagem, o Organizador PLUS permite cadastrar o local, criar os quartos e distribuir os passageiros entre as acomodações.
Além de facilitar a organização durante a venda, essa área permite posteriormente gerar a Rooming List da excursão.
1. Acesse a Hospedagem
Abra a excursão desejada e clique na aba Hospedagem.
Se ainda não existir nenhuma hospedagem cadastrada, o sistema apresentará a mensagem:
Sem hospedagem nesta excursão
Clique em Cadastrar hospedagem.
2. Cadastre o hotel ou hospedagem
Informe os dados apresentados pelo sistema para identificar a hospedagem.
Preencha as informações disponíveis, incluindo os dados necessários para sua operação.
Você também poderá informar as datas e horários de:
- check-in;
- check-out.
Depois de revisar as informações, salve o cadastro.
A hospedagem passará a aparecer na área da excursão.
3. Crie os quartos
Depois de cadastrar o hotel, clique em + Quarto.
Será aberta a janela Criar quartos.
Nela, você poderá criar um ou vários quartos de uma vez.
Informe:
Tipo: indique o tipo de acomodação, como Duplo, Triplo ou outra nomenclatura utilizada pela sua agência.
Capacidade: informe quantas pessoas podem ficar em cada quarto.
Primeiro número: informe o número do primeiro quarto da sequência.
Quantidade: defina quantos quartos deverão ser criados.
Andar: informe o andar quando desejar manter essa informação registrada.
4. Criando vários quartos de uma vez
O campo Quantidade evita que você precise cadastrar cada quarto individualmente.
Por exemplo:
Primeiro número: 101
Quantidade: 10
O PLUS poderá criar a sequência de quartos a partir do número informado.
Isso agiliza bastante a configuração de hotéis com muitas acomodações.
Depois de conferir os dados, clique em Criar.
5. Confira os quartos cadastrados
Os quartos criados aparecerão na área de Hospedagem.
Cada quarto apresenta sua identificação, capacidade e ocupação atual.
Por exemplo:
101 — Duplo — 0/2
significa que o quarto 101 possui capacidade para duas pessoas e ainda está vazio.
Conforme os passageiros forem distribuídos, essa informação será atualizada.
6. Alocando passageiros nos quartos
Localize o quarto desejado e clique em Alocar.
Selecione o passageiro que deverá ficar naquela acomodação.
Depois da alocação, o nome passará a aparecer dentro do respectivo quarto.
Repita o processo para distribuir os demais hóspedes.
7. Passageiros sem quarto
O PLUS também permite identificar os passageiros que ainda não foram alocados.
Na área Sem quarto, você poderá visualizar quem ainda precisa receber uma acomodação.
Isso facilita a conferência antes de finalizar a Rooming List e evita esquecer algum passageiro.
8. Posso alterar a distribuição depois?
Sim.
Enquanto estiver organizando a hospedagem, você poderá editar as informações e ajustar a distribuição quando necessário.
Isso é útil quando ocorrerem situações como:
- troca entre passageiros;
- alteração de acomodação;
- inclusão de novos hóspedes;
- cancelamento de uma reserva.
9. Mais de uma hospedagem
Caso a excursão utilize mais de um hotel ou local de hospedagem, utilize a opção para cadastrar outra hospedagem.
Dessa forma, você consegue manter separadamente os quartos e passageiros de cada estabelecimento.
10. Gerando a Rooming List
Depois de organizar os quartos, clique em Rooming list.
O PLUS abrirá as opções para configurar o documento.
Você poderá escolher quais informações deseja apresentar.
Entre as opções disponíveis estão controles para incluir ou não:
- dados da agência;
- quartos vazios;
- pessoas que ainda estão sem quarto;
- informações adicionais dos hóspedes.
Selecione apenas os dados que deseja enviar ao hotel ou utilizar internamente.
11. Gere e imprima
Depois de escolher as informações, clique em Gerar e imprimir.
O PLUS preparará a Rooming List com a distribuição dos quartos.
Revise o documento antes de imprimir ou salvar.
Pronto!
Agora você já pode cadastrar a hospedagem, criar os quartos, distribuir os passageiros e gerar a Rooming List da sua excursão diretamente no Organizador PLUS.