La sección Proveedores funciona como un directorio de las empresas y profesionales contratados por la agencia.
Puedes registrar hoteles, empresas de transporte, restaurantes, guías, seguros y otros prestadores utilizados durante la organización de las excursiones.
Después, estos proveedores podrán ser reutilizados en áreas como Alojamiento y Cuentas por pagar.
Ruta dentro del Organizador
Menú principal › Proveedores › Nuevo proveedor
Antes de empezar
Ten preparados los principales datos del prestador:
- Nombre de la empresa o del profesional.
- Categoría.
- Teléfono.
- WhatsApp.
- Documento o NIT.
- Persona de contacto.
- Correo electrónico.
- Observaciones.
Completa solamente la información necesaria para tu operación.
Cómo registrar un nuevo proveedor
- Abre Proveedores en el menú principal.
- Pulsa Nuevo proveedor.
- Escribe el nombre de la empresa o del profesional.
- Selecciona la categoría correspondiente.
- Completa el teléfono.
- Añade el número de WhatsApp.
- Registra el documento o NIT cuando corresponda.
- Escribe el nombre de la persona de contacto.
- Informa el correo electrónico.
- Añade observaciones importantes.
- Revisa los datos.
- Pulsa Registrar proveedor.
En las observaciones puedes guardar información operativa, como horarios de atención, condiciones negociadas o instrucciones de contacto. Evita registrar información sensible que no sea necesaria.
Cómo utilizar un proveedor registrado
Una vez creado, el proveedor quedará disponible para ser seleccionado en otras áreas del Organizador.
Podrás relacionarlo, por ejemplo, con:
- El alojamiento de una excursión.
- Una cuenta por pagar.
- Un hotel contratado.
- Un servicio de transporte.
- Otro costo de la operación.
Esto evita que los mismos datos tengan que ser escritos nuevamente en cada excursión.
Cómo consultar los proveedores
En la lista de Proveedores puedes revisar los registros existentes y utilizar la búsqueda para encontrar rápidamente una empresa.
La pantalla puede mostrar datos como:
- Nombre.
- Categoría.
- Información de contacto.
- Estado.
- Registros relacionados.
- Valores pendientes vinculados.
Antes de crear otro proveedor, realiza una búsqueda. Esto ayuda a evitar registros duplicados con nombres ligeramente diferentes.
Cómo editar un proveedor
Utiliza Editar cuando necesites corregir:
- Nombre.
- Categoría.
- Teléfono o WhatsApp.
- Documento.
- Persona de contacto.
- Correo.
- Observaciones.
Después de guardar, comprueba si la información actualizada aparece correctamente en el directorio.
Cómo desactivar un proveedor
Si la agencia deja de trabajar con el prestador, utiliza Desactivar.
Esta opción es más segura que eliminar el historial, porque los alojamientos y las cuentas por pagar anteriores continúan relacionados con el proveedor correcto.
Consejo práctico
Utiliza un nombre principal estandarizado. Por ejemplo, evita registrar el mismo hotel una vez con el nombre comercial y otra vez con una abreviatura.
Cuanto más organizado esté el directorio, más fácil será localizar cuentas, contratos y contactos.
Resultado esperado
El proveedor quedará disponible para alojamientos, cuentas por pagar y otros registros relacionados.
Así podrás mantener los contactos organizados, evitar información duplicada y saber qué prestador está relacionado con cada costo de la excursión.